Alles bleibt anders im Recruiting. Und dabei geht es nicht darum, dass das englische Wort inzwischen gleichberechtigt neben Begriffen wie Personalbeschaffung steht. Vielmehr sind es Megatrends wie die digitale Transformation und der Fachkräftemangel, welche die Personalgewinnung in den letzten Jahren geprägt und radikal verändert haben. Hier bekommst du einen aktuellen, umfassenden Überblick zu den Maßnahmen, Kanälen und Prozessen im Recruiting – und einen Ausblick auf die Zukunft.
Definition: Was ist Recruiting?
Recruiting ist die gezielte Suche und Auswahl von talentierten Fachkräften für offene Positionen in einem Unternehmen. Es ist also gleichbedeutend mit Personalbeschaffung. Im Recruiting-Prozess geht es darum, qualifizierte Kandidaten zu identifizieren, anzusprechen und zu gewinnen – zum Beispiel über Stellenanzeigen, Jobmessen oder Business-Netzwerke. Das Ziel von Recruiting-Kampagnen ist es, passende Mitarbeitende zu finden, die zum Unternehmenserfolg beitragen können.
Aufgaben und Schritte im Recruiting
Die Personalbeschaffung besteht aus vielfältigen Aufgaben – denn es geht nicht nur darum, Recruiting-Strategien zu planen, sondern auch um das gesamte Bewerbermanagement bis zum Onboarding. Hier ist eine Übersicht möglicher Schritte, nicht alle müssen Teil deiner Kampagnen sein:
Anforderungsprofil erstellen für die offene Position
Recruiting-Strategien und -Kampagnen planen
Stellenanzeigen erstellen und schalten
Bewerbungen sichten und auswählen
Bewerbungsgespräche führen und Kandidaten bewerten
Durchführung von Assessment-Centern oder Probearbeitstagen
Referenzen von potenziellen Mitarbeitenden einholen
Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss
Onboarding der neuen Mitarbeitenden
Pflege des Bewerberpools und Talentmanagement
Zusammenarbeit mit externen Personalvermittlern oder Headhuntern
Employer Branding und Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke
Einsatz von Recruiting-Tools und -Technologien zur Effizienzsteigerung
Personalbedarf planen
Bevor der Recruiting-Prozess startet, ist es jedoch wichtig, grundsätzlich folgende Fragen zu klären:
Wie viele Fach- oder Arbeitskräfte brauchen wir?
Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten müssen die potenziellen Kandidaten mitbringen?
Wann brauchen wir die neuen Mitarbeitenden und an welchem Standort?
Nach dieser Planung des Personalbedarfs kannst du mit der Personalgewinnung starten.
Welche Recruiting-Maßnahmen gibt es?
Die Digitalisierung, der Fachkräftemangel und gesellschaftliche Trends haben die Personalbeschaffung nachhaltig verändert. Heute kann HR im Recruiting vielfältige Instrumente nutzen, innerhalb und außerhalb des Unternehmens. So brachte die Digitalisierung viele neue Tools und Kanäle hervor, der Fachkräftemangel wiederum erfordert neue Denkweisen, Recruiting-Strategien und die verstärkte Nutzung dieser digitalen Möglichkeiten. Hier nun ein Überblick zu den wichtigsten Maßnahmen und Methoden bei der Personalgewinnung.
9 externe Maßnahmen für die Personalgewinnung
Folgende externe Kanäle können Unternehmen nutzen, um ihren Bewerberpool zu erweitern und qualifizierte Kandidaten für ihre offenen Stellen zu gewinnen.
Stellenanzeigen: Unternehmen schalten Anzeigen auf Jobportalen, in Fachzeitschriften, auf Social-Media-Portalen oder bei Business-Netzwerken, um potenzielle Kandidaten anzusprechen. Wer Stellenanzeigen optimiert und die richtigen Jobbörsen auswählt, hat dabei mehr Erfolg.
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Karrieremessen: Teilnahme an Karriere- und Absolventenmessen oder Recruiting-Events, um direkt mit Kandidaten in Kontakt zu treten und sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Die geknüpften Kontakte können auch deinen Talentpool erweitern.
Arbeitsvermittlung: Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsagenturen oder Headhuntern, um geeignete Kandidaten für spezifische Positionen zu finden.
Employer Branding: Aufbau einer positiven Arbeitgebermarke, um Kandidaten anzuziehen und langfristig zu binden. Das Employer Branding zählt zu den wichtigsten Maßnahmen für ein erfolgreiches Recruiting und die Mitarbeiterbindung,
Social Media Recruiting/Active Sourcing: Nutzung von Plattformen wie LinkedIn, Xing, Facebook oder Instagram, um direkt mit Interessenten in Kontakt zu treten. Die aktive Ansprache von Talenten ist erfolgversprechend: Studien gehen davon aus, dass es auf dem Arbeitsmarkt etwa dreimal so viele Menschen gibt, die offen sind für neue Angebote, als aktive Jobsuchende. Diese Methode verlangt allerdings auch viel Aufwand und Ressourcen.
Empfehlungsprogramme: Etablierung eines Empfehlungsprogramms, bei dem bestehende Mitarbeitende belohnt werden, wenn sie qualifizierte Kandidaten aus ihrem persönlichen Netzwerk für offene Stellen empfehlen.
Praktikantenprogramme: Einführung von Praktikumsprogrammen, um talentierte Studierende oder Absolventen anzuziehen und diese möglicherweise als zukünftige Mitarbeitende zu gewinnen.
Kooperation mit Bildungseinrichtungen: Zusammenarbeit mit Universitäten, Hochschulen oder Berufsschulen, um Absolventen oder Auszubildende zu rekrutieren.
Personalmarketing: Nutzung von Marketingstrategien wie Content-Marketing oder E-Mail-Marketing, um potenzielle Kandidaten anzusprechen und auf offene Stellen aufmerksam zu machen.
Vor- und Nachteile des externen Recruiting
Um die einzelnen Maßnahmen zu vergleichen, schau dir hier die Vor- und Nachteile der externen Recruiting-Kanäle an.
5 interne Recruiting-Strategien
Manchmal vergessen Recruiter, dass die gesuchten Fachkräfte bereits auf der Gehaltsliste des Unternehmens stehen. Wenn es zum Beispiel Mitarbeitende gibt, die sich fachlich weiterentwickeln oder Führungspositionen übernehmen wollen. Ein Recruiting-Erfolg ist es auch, wenn durch starke Mitarbeiterbindung Stellen erst gar nicht frei werden. Hier ist ein Überblick, wie das interne Recruiting die Personalgewinnung unterstützt.
Talentmanagement: Unternehmen nutzen das interne Talentmanagement, um vielversprechende Mitarbeitende zu identifizieren und weiterzuentwickeln. Auf diese Weise können offene Stellen intern besetzt und das Potenzial des eigenen Teams genutzt werden. Mit Hilfe von Karrierepfaden und Entwicklungsmöglichkeiten tragen Unternehmen außerdem dazu bei, Talente im Unternehmen zu halten und sie dazu zu motivieren, langfristig zu bleiben.
Weiterbildung und Entwicklung: Unternehmen bieten Weiterbildungs- und Entwicklungsprogramme an, um die Fähigkeiten und Kenntnisse ihrer Mitarbeitenden zu stärken. Das ist ein Weg, um interne Fachkräfte für offene Stellen zu gewinnen und gleichzeitig das Engagement und die Mitarbeiterbindung zu fördern.
Interne Stellenausschreibungen: Durch interne Stellenausschreibungen werden Mitarbeitende ermutigt, sich für offene Positionen innerhalb des Unternehmens zu bewerben. Dies bietet ihnen die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung und fördert die interne Mobilität.
Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung: Durch verschiedene Maßnahmen wie attraktive Vergütungspakete, flexible Arbeitszeitmodelle, betriebliche Gesundheitsförderung oder Mitarbeiterveranstaltungen wird das Engagement der Mitarbeitenden gesteigert und die Fluktuation reduziert.
Unternehmenskultur: Starkes Employer Branding wirkt auch nach innen. Eine positive Unternehmenskultur und ein attraktives Arbeitsumfeld tragen dazu bei, vorhandene Mitarbeitende zu motivieren.
Vor- und Nachteile des internen Recruiting
Um die einzelnen Methoden zu vergleichen, schau dir hier die Vor- und Nachteile der internen Recruiting-Maßnahmen an.
Weniger Aufwand, mehr Bewerbungen: Unsere Personalvermittlung für Unternehmen nutzt KI-basierte Datenmodelle, um deinen Recruiting-Prozess umfassend zu unterstützen, von der Stellenbeschreibung und der Auswahl der richtigen Jobbörse bis zur Einstellung.
Welche Recruiting-Kanäle werden von Unternehmen genutzt?
Laut einer Studie der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) und der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig sind Online-Jobbörsen der beliebteste Recruiting-Kanal bei Personalern. Demnach nutzen 97 Prozent der Befragten diese Methode, zwei Drittel setzten zudem auf Active Sourcing.
Eine Untersuchung von Profilo und dem "Institute for Competitive Recruiting" (ICR) ergab zudem, dass 2022 in den teilnehmenden Unternehmen über ein Drittel der Neueinstellungen über Anzeigen bei Jobbörsen erfolgte, 22 Prozent über Social-Media- und Business-Plattformen und 20 Prozent über die Karriereseite.
Diverse Instrumente für den Auswahlprozess
Im Auswahlprozess der Bewerbungen setzen Unternehmen vielfältige Instrumente ein, um die passenden Kandidaten zu identifizieren. Dazu gehören Assessment-Center, strukturierte Interviews, psychologische Tests, Probearbeitstage, Referenzprüfungen und auch Online-Bewertungsportale. Darüber hinaus können moderne Technologien wie Applicant Tracking Systeme oder CV-Analyse-Tools verwendet werden, um den Prozess effizienter zu gestalten und eine bessere Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
Was macht erfolgreiche Personalsuche aus?
Erfolgreiches Recruiting zeichnet sich dadurch aus, qualifizierte Kandidaten effektiv anzusprechen, zu gewinnen und langfristig zu binden. Es beinhaltet eine strategische Planung, klare Kommunikation, eine effiziente Auswahlmethode und ein positives Bewerbererlebnis. Ein erfolgreiches Recruiting-Verfahren berücksichtigt die Bedürfnisse des Unternehmens, die Anforderungen der Stelle und die Qualifikationen der Talente, um sicherzustellen, dass die richtigen Kandidaten ausgewählt werden, die zum Unternehmenserfolg beitragen können.
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Fehler beim Recruiting
Bei der Personalsuche machen Unternehmen häufig folgende typische Fehler:
unklare Stellenbeschreibungen
mangelndes oder unattraktives Employer Branding
komplizierte Bewerbungsverfahren
unzureichende Kandidatenrecherche und -auswahl
fehlende Kommunikation mit Kandidaten
Vernachlässigung von internen Talenten
Bewerbererfahrung wird nicht optimiert
Entscheidungsprozesse dauern zu lange
Diese Fehler führen zu einem Verlust an qualifizierten Bewerbern, längeren Besetzungszeiten, höheren Kosten und einem schlechten Ruf als Arbeitgeber. Durch bewusste Verbesserungen in diesen Bereichen können Unternehmen ihre Recruiting-Ergebnisse erheblich optimieren.
KPI: Kennzahlen im Recruiting-Prozess
Personaler sollten beim Recruiting verschiedene Key Performance Indicators (KPIs) im Blick behalten, um den Erfolg ihrer Recruiting-Maßnahmen zu messen. Dazu gehören KPIs wie
Time-to-Hire (Zeit bis zur Einstellung)
Cost-per-Hire (Kosten pro Neueinstellung)
Qualität der Kandidaten (z. B. Anzahl der qualifizierten Bewerbenden)
Retention Rate (Mitarbeiterbindung) sowie die
Zufriedenheit von Kandidaten und Recruitern
Durch die regelmäßige Überwachung dieser KPIs können Personaler die Effizienz ihres Recruiting-Prozesses bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um qualifizierte und passende Mitarbeitende effektiver zu gewinnen und zu binden.
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Was kostet Recruiting?
Die Kosten für Recruiting können je nach Unternehmen, Recruiting-Methoden und Stellenanforderungen variieren. Zu den typischen Kosten gehören die Anzeigenkosten für Stellenausschreibungen, die Nutzung von Jobportalen oder Personalvermittlungsagenturen, die Organisation von Karrieremessen und Recruiting-Events sowie interne Kosten für Personalressourcen und Arbeitszeit. Es ist auch wichtig, die indirekten Kosten wie mögliche Ausfallzeiten und Qualifikationskosten für neue Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Erfolglose Personalsuche kostet auch Geld
Keine effektiven Recruiting-Strategien, zu lange unbesetzte Stellen: Auch das kann zu erheblichen Kosten für ein Unternehmen führen. Dazu gehören steigende Vakanzkosten (Cost of Vacancy) durch den Verlust von Potenzialen sowie Wachstumschancen, eine höhere Belastung des bestehenden Personals, sinkende Produktivität, hohe Fluktuation, schlechter Ruf als Arbeitgeber und eventuell auch ein Qualitätsverlust in den Produkten oder Services des Unternehmens.
Recruiting 4.0: Personalgewinnung digital
Wie ändert sich die Arbeit im Recruiting durch digitale Tools und den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI)? Bereits jetzt prägen neue Technologien die Personalbeschaffung nachhaltig:
digitale Bewerbermanagementsysteme, die den Bewerbungsprozess automatisieren und optimieren
KI-gestützte Werkzeuge für die Analyse von Bewerberprofilen, dem Screening von Lebensläufen und der Identifizierung von Kandidaten mit den passenden Fähigkeiten
automatisierte Interview-Tools für eine zeitsparende Vorauswahl
Chatbots, die Bewerberfragen beantworten und Bewerbungsschritte begleiten
Social-Media-Analysen, die bei der Identifizierung von Talenten und dem Aufbau eines Talentpools unterstützen
Software, Apps und KI: Digitale Lösungen übernehmen viele Routineaufgaben, sie machen Prozesse effizienter und ermöglichen eine bessere Kandidatenauswahl. Der Einsatz dieser Tools kann den Auswahlprozess beschleunigen, die Kosten senken und gleichzeitig transparente und effiziente Recruiting-Workflows gewährleisten.
Digitale Kompetenz und der menschliche Faktor
Personaler sind daher gefordert, ihr digitales Know-how zu erweitern: vom Einsatz von Recruiting-Software, der Arbeit mit KI bis zu neuen Fähigkeiten in der Datenanalyse. Doch keine Angst – neue Technologien sollen Personaler unterstützen und nicht den menschlichen Faktor ersetzen. Auch in Zukunft bleiben das menschliche Urteilsvermögen und die zwischenmenschliche Kommunikation von großer Bedeutung, um erfolgreich Personal zu gewinnen.
Fazit
Recruiting ist der Prozess der Gewinnung qualifizierter Kandidaten für offene Stellen. Unternehmen nutzen dafür verschiedene Strategien, Kampagnen und Methoden wie Stellenanzeigen, Karrieremessen und die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern. Ein erfolgreicher Recruiting-Prozess erfordert klare Anforderungen, eine strategische Planung, die sorgfältige Bewerberauswahl und ein positives Bewerbererlebnis. Durch den Einsatz digitaler Tools und KI können Unternehmen den Auswahlprozess optimieren. Die regelmäßige Überwachung von KPIs ermöglicht es Personalern, ihre Recruiting-Effizienz zu messen und zu verbessern.
