Personalakten und Urlaubsanträge, Aktenregale und Hängeregister: Für viele Vorgänge im Personalwesen war früher viel Papier nötig. Oder ist es in deiner HR-Abteilung immer noch so? Dann ist es Zeit für einen Wandel. Denn wer Routineabläufe digitalisiert, hat mehr Zeit für wichtige Aufgaben, wie das Recruiting, die Mitarbeiterbindung oder die Begleitung der digitalen Transformation im Unternehmen. Hier erfährst du, wie Automatisierung und Digitalisierung HR-Prozesse vereinfachen und wie sich die Arbeit von Personalern verändert.
Viele Anforderungen an die Personalabteilung
Mitarbeitende im Personalwesen von Unternehmen stehen heute täglich vor vielen Anforderungen – vom Recruiting über das Employer Branding bis zu den alltäglichen Verwaltungsaufgaben. Das zeigte auch die HR-Studie 2020 der Universität Halle-Wittenberg. Personaler nannten dort als größte strategische Herausforderungen für das Human Resources Management (Mehrfachnennungen möglich):
qualifiziertes Personal gewinnen (34 %)
Personalprozesse in HR digitalisieren (33 %)
Veränderungsprozesse begleiten (26 %)
Administrationsaufwand senken (25 %)
Mitarbeitende langfristig binden (24 %)
Zudem wünschten sich fast zwei Drittel der HR-Profis mehr Zeit für die Personalentwicklung, fast die Hälfte würde gern intensiver das Employer Branding vorantreiben.
HR: wenig Digitalisierung, viel Verwaltung
Der Alltag in den Personalabteilungen wird stattdessen von operativen Aufgaben und Verwaltung bestimmt, auch das zeigte die Studie. Dokumente bearbeiten, Daten verwalten, Fragen von Mitarbeitenden beantworten: Diese Tätigkeiten besetzen laut der Befragten fast 90 Prozent der Arbeitszeit. Für die strategische Personalarbeit oder das Vorantreiben der Digitalisierung in HR bleiben dadurch zu wenige Ressourcen.
Dabei könnten digitale Prozesse in den Personalverwaltungen eben jene wichtige Ressourcen freisetzen – vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen. Doch der Nachholbedarf ist groß: Laut HRworks haben mehr als zwei Drittel der Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitenden keine digitale HR-Lösung. Eine Studie von PricewaterhouseCoopers (PwC) ergab zudem, dass sich nur ein Drittel der Personalabteilungen in KMU gut gerüstet für die zukünftigen Aufgaben sieht. Vor allem im Daten- und Technologiemanagement, bei der Qualifizierung von Mitarbeitenden, dem Talentmanagement und dem Change Management sieht die Unternehmensberatung wachsende Verantwortung bei HR.
Was kann Digitalisierung für HR-Prozesse leisten?
Ob komplexe HR-Plattform oder Software für einzelne Bereiche: Die Digitalisierung verändert die Arbeit in der Personalabteilung. Denn digitale Lösungen mit datengesteuerten Prozessen können sie bei vielen Funktionen unterstützen. Das Ergebnis sind automatisierte, transparente und effizientere Abläufe. Hier sind einige Bereiche und Beispiele für die HR-Digitalisierung:
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Digitale Personalakte
HR-Management und Personalplanung
Mitarbeiterkommunikation
Reisekostenmanagement
Urlaubsplanung
Zeiterfassung und Schichtplanung
Recruiting und Bewerbermanagement
On- und Offboarding
Personalentwicklung und Weiterbildung
Übrigens: Über 75 Prozent der HR-Tech-Unternehmen in Deutschland bieten Lösungen rund um Recruiting, Personalmarketing und -entwicklung an. Der Rest arbeitet an der Digitalisierung der Personalverwaltung sowie von Bereichen wie Benefits oder dem betrieblichen Gesundheitsmanagement.
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Welche Vorteile hat die HR-Digitalisierung?
Kosten einsparen, Effizienz erhöhen, Ressourcen freisetzen für die wichtigen strategischen HR-Aufgaben der Zukunft: Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen – und vor allem KMU – die Digitalisierung von HR vorantreiben sollten.
So profitieren Mitarbeitende
Ein Benefit der HR-Digitalisierung liegt auf der Hand: Wenn wichtige Dokumente in der Cloud, auf einem Unternehmensserver oder in einer App verfügbar sind, können alle Berechtigten jederzeit und von überall darauf zugreifen. Persönliche Daten ändern, Urlaubsanträge oder Reisekosten einreichen, Gehaltszettel herunterladen – gerade für Teams, die hybrid oder gar komplett remote arbeiten, bieten digitale Tools eine einfache und schnellere Verwaltung von Prozessen im Personalmanagement.
Mitarbeitende erhalten durch diese Self-Service-Portale mehr Autonomie und Flexibilität bei der Nutzung von Leistungen der Personalabteilung, eine schnellere Bearbeitung von Anfragen und eine verbesserte Kommunikation.
Vorteile für die Personalabteilung
Wenn Mitarbeitende in den Self-Service-Portalen selbst aktiv werden, befreit das den Personalbereich von aufwendigen Routinetätigkeiten. Die HR-Abteilung kann durch Digitalisierung und Automatisierung zudem von folgenden Vorteilen profitieren:
Schnellere, bessere und weniger fehleranfällige Prozesse: Die Automatisierung sorgt für Effizienz und Genauigkeit.
Mehr Transparenz und Flexibilität: Mitarbeitende haben Einblick in ihre Daten und den Status von Anfragen, externe Fachkräfte können einfacher eingebunden werden.
Höhere Produktivität durch Kosten- und Zeiteinsparung bei der Verwaltung: Automatisierte Prozesse erfordern weniger Ressourcen.
Reduzierung von administrativen Routineaufgaben und Datenbankpflege: mehr Zeit für strategische Aufgaben, wie Recruiting, Personalentwicklung oder Change Management.
Recruiting optimieren: Mit Datenanalysen das Bewerbermanagement verbessern.
Mitarbeiterbindung stärken: Wissensportal oder Chatbots sorgen für schnelle Antworten auf häufige Fragen, Retention-Maßnahmen können durch regelmäßige Feedbacks besser geplant werden.
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Digitale Prozesse – neue Aufgaben für HR
Viele administrative Aufgaben, wie das Verwalten von Personalakten, die Gehaltsabrechnung oder die Durchführung von Bewerbungsprozessen, werden zunehmend von computergestützten Systemen übernommen. Das sind nicht nur HR-Trends, sondern Zeichen für einen Umbruch. Dieser Prozess verändert auch die Arbeit im Personalmanagement. Ein entscheidendes Ziel der Digitalisierung und Automatisierung im HR-Bereich ist es schließlich, Mitarbeitende von Routinetätigkeiten zu befreien und ihnen mehr Zeit und Ressourcen zu geben: um sich neue Kompetenzen anzueignen und neue Aufgabenfelder zu erschließen.
Neue Tätigkeiten im Fokus
Zu diesen Aufgaben gehören zum Beispiel die Personalentwicklung, das Talentmanagement und die Mitarbeiterbindung. Hier sollen sich Personaler zukünftig intensiver einbringen. Eine weitere Funktion ist die als strategische Berater und Ansprechpartner für die Mitarbeiterschaft und Führungskräfte, um Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung von HR-Strategien zu unterstützen. Weitere Bereiche, die an Bedeutung gewinnen, sind das Transformations- und Change Management sowie das Employer Branding.
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Neue Kompetenzen entwickeln
Darüber hinaus gewinnen in einer zunehmend digitalisierten Welt Datenanalyse und -interpretation für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Deshalb muss auch die Personalabteilung das technische Wissen und die nötigen Kompetenzen rund um People Analytics aufbauen, um aus personalbezogenen Daten wertvolle Erkenntnisse über ihre Mitarbeitenden zu gewinnen. Hier geht es zum Beispiel darum, Trends zu identifizieren, Risiken zu minimieren und potenzielle Engpässe vorherzusehen – und daraus innovative Maßnahmen für die Personalentwicklung und der Mitarbeiterzufriedenheit abzuleiten.
Mehr Zusammenarbeit im Unternehmen
Die Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen wie dem Finanz-, IT- oder Marketingbereich wird auch zunehmen, da viele personalbezogene Aufgaben miteinander verknüpft sind und eine enge Zusammenarbeit erforderlich ist, um organisatorische Ziele zu erreichen. Darüber hinaus wird sich die Rolle der Personalabteilungen in einem größer werdenden globalen Arbeitsmarkt verändern. Sie werden sich verstärkt mit internationalen Aspekten des Personalmanagements auseinandersetzen müssen, wie beispielsweise bei der Rekrutierung und Betreuung von Mitarbeitenden im Ausland.
Weitere Informationen findest du in unserer Checkliste mit 7 wichtigen HR-Themen.
Hindernisse überwinden
Die Studie HR drives digital der Dualen Hochschule BW Lörrach nennt fehlende digitale Kompetenzen als wichtigstes Hindernis bei der Einführung von digitalen Lösungen im Personalbereich. Aber auch Generationsunterschiede in der Belegschaft und ein zu geringes Budget wurden als wichtige Gründe in der Befragung genannt. Hier sind einige Maßnahmen, mit denen du in deinem Unternehmen die HR-Digitalisierung vorantreiben und Hindernisse überwinden kannst:
Ausbau des digitalen Know-how bei Mitarbeitenden und Führungskräften
Budget für die technische Infrastruktur sichern
Nutzung von Tools und Technologien fördern
Veränderungsbereitschaft und Change-Kultur im Unternehmen stärken
Bedeutung der Digitalisierung für die Wettbewerbsfähigkeit erklären
Anforderungen an den Datenschutz bei der Einführung von HR-Software klären
Mit einer Kosten-Nutzen-Analyse kannst du zudem zeigen, wie digitale HR-Prozesse Zeit und Ressourcen sparen. Finde heraus, bei welchen Routineaufgaben du mit digitalen Lösungen schnell bessere Ergebnisse erzielen kannst. Ob Personaldaten, Krankschreibungen oder die Erfassung der Arbeitszeit: Welche Abläufe kosten besonders viel Zeit? Welche Aufgaben wiederholen sich immer wieder? Welche Standardprozesse kannst du automatisieren?
HR: Digitalisierung ist mehr als nur ein Trend
Die Arbeitswelt hat sich grundlegend gewandelt und verändert sich weiter. Remote Work, Homeoffice und die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg sind inzwischen in vielen Unternehmen Standard. Immer mehr Prozesse im Personalmanagement, die früher Papierformulare benötigten, werden heute digital abgewickelt. Die Personalsuche profitiert von neuen Kanälen und Tools, wie dem Social-Media-Recruiting oder dem Multiposting. Kurz: Die Digitalisierung durchdringt immer mehr Bereiche im Personalwesen. Auch die strategischen Aufgaben, die jetzt auf HR zukommen, sind nur mit digitaler Unterstützung zu lösen.
Fazit: Mit Digitalisierung die HR-Aufgaben von morgen lösen
Die Digitalisierung gibt HR die Chance, Routineprozesse schneller und effizienter zu bearbeiten. Das ist nicht nur ein Pluspunkt für die Mitarbeiterzufriedenheit. Vor allem setzen Personaler damit Zeit und Ressourcen frei, um eine neue, strategische Rolle im Unternehmen zu übernehmen und wichtige Aufgabenfelder aktiv zu gestalten – vom Employer Branding und Change Management bis zu Mitarbeiterbindung und -entwicklung.
