Die Trends auf dem Jobmarkt, beim Recruiting und im Arbeitsalltag von Unternehmen treiben die Digitalisierung im Personalwesen. Doch die Transformation passiert nicht von allein. Die HR-Abteilung steht dabei einerseits vor der Aufgabe, die eigenen Aufgabenfelder zunehmend digital zu denken und umzusetzen. Dazu kommt die Begleitung des digitalen Wandels und von Veränderungsprozessen im gesamten Unternehmen. Welche Hindernisse dabei auftreten und wie du sie überwindest, erfährst du in diesem Beitrag.
Digitalisierung in allen HR-Bereichen
Ob im Vertrieb, in der Logistik oder im Management: Immer mehr Teams arbeiten heute mobil und ortsunabhängig zusammen – und damit auch digital. Das hat Auswirkungen auf das Personalmanagement und die Mitarbeiterbindung. Auch bei der Personalsuche ist schon lange digitales Know-how gefragt. Vom Multiposting, über die KI-gestützte Optimierung von Stellenanzeigen bis zum Social Media Recruiting unterstützen digitale Tools alle Bereiche.
Die Vor- und Nachteile der Digitalisierung sind dabei nicht immer allen Mitarbeitenden klar. Wie dein Team davon profitiert und in welchen Bereichen sie der Personalabteilung Vorteile bringt, das erfährst du in unserem Beitrag HR-Digitalisierung für mehr Effizienz im Personalwesen.
Hindernisse bei der Einführung von digitalen Prozessen
Vielleicht hast du es schon selbst erlebt: Die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben, das ist mehr als Software einführen und KI-Tools nutzen. Bei der Einführung von digitalen Prozessen in den Personalabteilungen können verschiedene Hindernisse auftreten. Dazu gehören:
1. Widerstand gegen Veränderungen
Mitarbeitende in der Personalabteilung können unterschiedliche Vorbehalte gegenüber neuen digitalen Prozessen haben. Beispiele sind Bedenken wegen des Arbeits- und Lernaufwands, der Komplexität oder des Verlusts von Arbeitsplätzen aufgrund der Automatisierung. Laut einer Studie der Dualen Hochschule BW Lörrach zum Stand der Digitalisierung im Personalwesen von KMU ist das keine Frage der Generationen, „sondern der generellen Change-Kultur im Unternehmen“ – also wie stark Veränderungsbereitschaft und Veränderungsfähigkeit gefördert und gelebt werden.
2. Fehlende digitale Kompetenzen und Technologiekenntnisse
Mitarbeitende in der Personalabteilung verfügen am Anfang möglicherweise nicht über ausreichende Kenntnisse und Fähigkeiten, um die neuen digitalen Prozesse effektiv zu nutzen. Zudem hemmen eine wenig ausgebaute IT-Infrastruktur und eine geringe Nutzung von Technologien die Digitalisierung.
3. Datenschutzbedenken
Die Digitalisierung von Personaldaten kann zu Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit führen. Das betrifft sowohl klassische Bereiche der Personalverwaltung wie Gehaltsdaten oder die Urlaubsplanung. Aber auch bei der Digitalisierung der Bewerbungsprozesse entstehen eine Vielzahl von Daten, vom Active Sourcing über das Bewerbermanagement bis zum Aufbau eines Talentpools.
4. Umsetzung scheint komplex
Die Integration digitaler Prozesse in bestehende Systeme und Abläufe erscheint oft aufwendig und komplex. Neue Schnittstellen anzulegen oder verschiedene Softwarelösungen zu verbinden, das erfordert technisches Know-how und eine sorgfältige Planung.
5. Kosten und Ressourcen
Ein geringes Budget und zu wenig Personal können wichtige Hindernisse sein. Denn die Einführung digitaler Prozesse ist mit Kosten verbunden, wie zum Beispiel bei der Anschaffung von Softwarelizenzen oder der Anpassung bestehender Systeme. Zudem nimmt die Implementierung Zeit und Ressourcen in Anspruch, die möglicherweise von anderen Aufgaben abgezogen werden müssen.
Aus all den genannten Gründen kann die Akzeptanz und Nutzung der neuen digitalen Prozesse durch dein Team eine Herausforderung sein. Es ist daher wichtig sicherzustellen, dass die Vorteile der Digitalisierung für die Mitarbeitenden klar kommuniziert werden und diese in den Implementierungsprozess eingebunden werden.
Hindernisse überwinden
Keine Frage, die Digitalisierung verändert die Arbeit in den Personalabteilungen. Die Hindernisse, die bei der Umsetzung auftreten, können jedoch mit verschiedenen Instrumenten überwunden werden. Analysiere zunächst, was die größten Hürden sind, wie du dein Team am besten unterstützen kannst und lege dann entsprechende Maßnahmen fest. Im Folgenden findest du einige Beispiele.
Digitale Kultur und Innovation fördern
Change-Management-Maßnahmen durchführen, um den Widerstand gegen Veränderungen zu reduzieren.
Schulungen und Weiterbildungen anbieten, um die Mitarbeitenden fit für die Nutzung der neuen digitalen Prozesse zu machen.
Datenschutz und Datensicherheit bei personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden sicherstellen durch Maßnahmen wie Verschlüsselung oder Zugangsbeschränkungen.
Mehrwert der digitalen Prozesse für die Mitarbeitenden herausstellen: Wenn die tägliche Personalverwaltung digital effizienter erledigt werden kann, bleibt zum Beispiel mehr Zeit für Mitarbeiterbindung und Recruiting.
Das Team aktiv in den Implementierungsprozess einbeziehen, um die Akzeptanz und Nutzung zu fördern.
Digitaler Wandel: Alle im Team mitnehmen
Generell gilt es, eine digitale Kultur und die Offenheit für Innovation zu fördern – nicht nur in der Personalabteilung, sondern im gesamten Unternehmen. Denn die Transformation betrifft alle Unternehmensbereiche. Achte darauf, alle Mitarbeitenden dabei mitzunehmen und stimme deine Maßnahmen darauf ab. Zudem ist die Digitalisierung der Personalabteilung kein Endpunkt, sondern ein fortlaufender Prozess. Überprüfe deshalb regelmäßig, ob die implementierten digitalen Lösungen effektiv sind und nimm gegebenenfalls Verbesserungen vor.
Hier wird deutlich, wie sich die Arbeit im Personalmanagement ändert. Denn zu den wichtigen Trends in HR gehört: weniger Verwaltungstätigkeit, mehr strategisches Handeln.
In welchen Feldern Personaler aktiv sein sollten, um den Stand der Digitalisierung in ihrem Unternehmen einzuschätzen und voranzutreiben, erfährst du in unserer Checkliste Digitalisierung in HR – was dabei wichtig ist.
Fazit: Digitalisierung aktiv begleiten
Durch den Einsatz von HR-Software und KI-gesteuerten Tools arbeiten Personalabteilungen effizienter und gewinnen Ressourcen für neue Aufgabenfelder. Wie bei allen Veränderungsprozessen stoßen jedoch auch neue Technologien oft auf Widerstände im Unternehmen. Beim Einführen neuer Werkzeuge und Abläufe kommt es daher darauf an, die Vorteile der Digitalisierung konkret zu kommunizieren. Zudem ist es wichtig, die Einwände von Mitarbeitenden ernst zu nehmen und mit geeigneten Maßnahmen die digitale Transformation zu unterstützen.
