Die digitale Transformation betrifft alle Unternehmensbereiche: von Vertrieb und Marketing bis zu Produktion und Abfallwirtschaft. Und natürlich verändert die Digitalisierung die Arbeit in der Personalabteilung. Dein Unternehmen soll zum digitalen Vorreiter im Bereich HR werden? Du willst die Chancen nutzen, die neue Technologien im Personalwesen bieten? Dann informiere dich hier darüber, auf welche Handlungsfelder du achten solltest, um die Digitalisierung in HR voranzutreiben.
Digitalisierung HR: Chancen im Personalwesen
Auf Personaler warten jeden Tag vielfältige Aufgaben. Zu den wichtigsten gehört die Herausforderung, qualifizierte Mitarbeitende zu finden, zu entwickeln und langfristig an sich zu binden. Software-Tools und Plattformen ermöglichen hier eine effiziente und gezielte Identifizierung und Ansprache von Talenten. Digitale Lösungen, wie Homeoffice-Optionen oder Online-Plattformen für internes Networking wiederum können die Arbeitsbedingungen attraktiver gestalten und die Mitarbeiterbindung erhöhen.
Im Personalmanagement ermöglichen umfangreiche HR-Daten schnellere und bessere Entscheidungen. Durch die Analyse von Mitarbeiterdaten, wie beispielsweise Leistung, Engagement oder Fluktuationsrate, können gezielte Maßnahmen zur Personalentwicklung, Mitarbeiterbindung oder zum Recruiting abgeleitet werden. Zudem ermöglicht die Digitalisierung, viele HR-Prozesse zu automatisieren: vom Bewerbungsmanagement und dem Onboarding bis zu Personalverwaltung und Performance Management. So sorgt HR-Digitalisierung für mehr Effizienz im Personalwesen und es bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben im Recruiting und dem Personalmarketing.
7 Handlungsfelder für digitale Veränderungen in HR
Die Studie HR drives digital der Dualen Hochschule BW Lörrach nennt wichtige Handlungsfelder, in denen du die Digitalisierung im Personalwesen voranbringen kannst. Hier sind die wichtigsten:
Digitale Infrastruktur
Self-Service-Systeme, mit denen Mitarbeitende Routineaufgaben rund um Gehalt, Urlaub oder Reisekosten selbst verwalten, entlasten die Personalabteilung und bringen der Belegschaft mehr Flexibilität. In Produktionsunternehmen sind jedoch eine eigene berufliche E-Mail-Adresse oder beruflich genutzte digitale Geräte für alle Mitarbeitenden nicht selbstverständlich. Mögliche Auswege sind hier RFID-Lösungen, Terminals oder die Nutzung von privaten Smartphones oder Tablets über sogenannte BYOD-Leitlinien (Bring Your Own Device).
Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Digitalisierung im Personalwesen ist der Einsatz einer HR-IT-Lösung. Wichtig: Möglicherweise ist dabei der Abschluss von Betriebsvereinbarungen zu Themen wie Recruiting, Performance Management oder Datenschutz notwendig, gerade im Hinblick auf die DSGVO.
Digitales Know-how
Mitarbeitende in der Personalabteilung benötigen für die digitale Transformation neue Fähigkeiten und Kompetenzen.
Welche Daten können wir erheben?
Wie speichern und übertragen wir sie sicher?
Wie können wir sie analysieren und auswerten?
Welche Tools sind verfügbar und wie wende ich sie sicher an?
Für die Antworten auf diese Fragen brauchen Personaler digitales Know-how, um die neuen Anwendungen und das Potenzial der Daten nutzen zu können – und letztlich die Personalarbeit effizienter zu machen. Bei der Diskussion um Budgets für die Digitalisierung der HR-Abteilung solltest du daher die Aus- und Weiterbildung nicht vergessen.
Nutzung von Tools und Technologien
Aktuelle digitale Tools sind eingeführt, alle Mitarbeitenden wurden geschult – doch niemand nutzt die neuen Anwendungen? Innerhalb der Studie der Dualen Hochschule BW Lörrach gab über ein Drittel der Befragten in einer Umfrage an, neue Technologien kaum oder gar nicht zu verwenden. Die Personalabteilung sollte hier vorangehen und die Vorteile der digitalen Werkzeuge offensiv kommunizieren – oder analysieren, welche Hindernisse bei der Nutzung bestehen, wie zum Beispiel eine mangelnde Benutzerfreundlichkeit.
Nutzung von Social Media und Plattformen
Vor allem größere Unternehmen nutzen bereits interne HR-Plattformen, vor allem bei der Personalsuche. Sie bieten eine Übersicht zu offenen Stellen, Bewerbungen und die Möglichkeit zum internen Informationsaustausch. Plattformen und Kanäle, wie LinkedIn, Xing oder Facebook eröffnen vielfältige Möglichkeiten, um HR-Trends zu folgen, Netzwerke zu knüpfen sowie für die Stellenausschreibung oder das Active Sourcing von Talenten.
Neue Mitarbeitende schneller einarbeiten, dein Team effizient schulen: Unser KI-gestütztes Tool für Onboarding und Schulung bietet einfachen Zugang zu Unternehmensrichtlinien, Weiterbildung und personalisiertem Schulungsmaterial. So optimierst du dein Personalmanagement mit automatisiertem, digitalen Lernen.
Zukunftstechnologien
Lebensläufe auslesen, die automatisierte Vorauswahl von Bewerbungen oder Chatbots für die Beantwortung von Standardfragen der Mitarbeitenden: Algorithmen und künstliche Intelligenz bieten Personalern vielfältige Optionen für effizientere Prozesse. Laut der genannten Umfrage gibt es dabei aber in vielen Unternehmen Nachholbedarf. Zahlreiche Abläufe sind noch nicht digitalisiert.
Veränderungsfähigkeit und -bereitschaft
Die Einführung von digitalen Prozessen führt auch in der HR-Abteilung oft zu Konflikten. Neuartige Systeme und Tools, neue Prozesse, intensive Schulungen: All das braucht Zeit. Immerhin nannten 59 Prozent der Befragten der oben genannten Studie die mangelnde digitale Kompetenz im HR-Bereich als wichtigstes Hindernis bei der Digitalisierung. Hier kommt es darauf an, die Fähigkeit und Bereitschaft zu Veränderungen zu entwickeln und den Wandel gemeinsam zu gestalten.
Lies dazu auch unseren Beitrag Hindernisse bei der Einführung von digitalen Prozessen – und wie du sie überwindest.
Digitale Kultur im Unternehmen etablieren
Der digitale Wandel in Unternehmen gelingt einfacher und schneller, wenn die HR-Abteilung ihn vorlebt und unterstützt. Eine intensive Nutzung von Tools zur Zusammenarbeit und im Personalwesen sowie die regelmäßige Erstellung von Reports auf Basis von HR-Daten für die Führungskräfte können dazu beitragen.
Fazit: Digitalisierung macht HR zukunftsfähig
Von der Personalgewinnung über die Mitarbeiterbindung bis zur Personalverwaltung: Digitale Anwendungen und KI-Tools wie Chatbots werden auch für den Mittelstand immer wichtiger, um den Arbeitsalltag im Personalwesen zu meistern. Für die HR-Abteilung gilt es dabei, das eigene digitale Know-how auszubauen und Tools auszuwählen, die zu den eigenen Anforderungen passen. Nicht zuletzt ist es wichtig, alle Mitarbeitenden bei der Digitalisierung mitzunehmen und die Veränderungsbereitschaft des Teams zu unterstützen.
