Quizfrage: Eine Stelle bleibt lange unbesetzt, weil keine geeigneten Bewerbungen eingehen. Sollte sich die Finanzabteilung über die eingesparten Gehälter freuen? Sollte sie nicht. Denn auch eine unbesetzte Position kostet Geld – im Durchschnitt 29.000 Euro. Vertriebschancen bleiben ungenutzt, die Kosten für die Personalsuche steigen weiter und die Mehrarbeit im Team kann zu geringerer Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit führen. Wie du die Vakanzkosten (Cost of Vacancy) für deine Stellen berechnest und wie du sie reduzieren kannst, erfährst du hier.
Was sind Vakanzkosten?
Vakanzkosten geben an, welche Kosten in einem Unternehmen entstehen, wenn eine Stelle für eine bestimmte Zeit nicht besetzt werden kann. Häufig wird dafür auch der englische Begriff Cost of Vacancy bzw. die Abkürzung COV verwendet. Diese Kosten ergeben sich aus vielfältigen Faktoren. Dazu können je nach Branche und Position gehören:
weniger effiziente Arbeitsabläufe
Verzögerungen in der Produktion
erhöhter Arbeitsaufwand für die vorhandenen Mitarbeitenden
Einnahmeverluste durch geringere Produktivität
Umsatzeinbußen durch Kundenverluste oder entgangene Vertriebschancen
Reputationsverlust wegen schlechterem Service und längerer Lieferzeiten
reduzierte Wachstumschancen für das Unternehmen
Wichtige Kennzahl für Unternehmen
Die Vakanzkosten zeigen also die finanziellen Auswirkungen und die wirtschaftlichen Risiken, die durch nicht besetzte Stellen entstehen können. Unternehmen sollten diese wichtige Kennzahl daher stets im Blick haben, um bei Bedarf ihre Strategien bei der Personalsuche zu optimieren. Denn mehr Erfolg beim Recruiting reduziert automatisch die Cost of Vacancy.
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Übrigens: Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) ermittelte, dass im Jahr 2022 in Deutschland etwa 1,3 Milliarden Überstunden geleistet wurden. Durch die Vergütung dieser Mehrarbeit oder die Beauftragung von Freelancern können weitere Kosten anfallen.
Lange Vakanzzeiten führen zu höheren Kosten
Die Vakanzzeit bezeichnet den Zeitraum, in dem eine Position in einem Unternehmen unbesetzt bleibt. Sie ist daher ein wichtiger Faktor bei der Berechnung der Vakanzkosten. In Deutschland unterscheiden sich die Vakanzzeiten je nach Region und Branche. So sind zum Beispiel in der Informationstechnologie oder im Gesundheitswesen die Vakanzzeiten generell höher, da qualifizierte Fachkräfte rar sind.
In konkreten Zahlen: Laut Arbeitsagentur betrug die durchschnittliche Vakanzzeit im September 2023 in Deutschland 140 Tage. In Berlin lag sie bei 98 Tagen, in Rheinland-Pfalz war sie mit 167 Tagen besonders groß. Am längsten bleiben derzeit nach Angaben von Statista Stellen in der Altenpflege, bei Gesundheitsberufen sowie in Bau und Handwerk unbesetzt.
Cost of Vacancy: Was kostet eine offene Stelle?
Um die Kosten einer unbesetzten Stelle zu ermitteln, nutzen Personaler in der Regel eine Formel, die auf Ideen des HR-Experten Dr. John Sullivan beruht, Professor an der San Francisco State University:
Formel für die Berechnung der Cost of Vacancy (Vakanzkosten)
*Der Wichtigkeitsfaktor beschreibt den Einfluss der ausgeschriebenen Stelle auf den Unternehmenserfolg.
Faktor 1: einfache Tätigkeiten, geringe Berufserfahrung
Faktor 2: Angestellte in Vollzeit ohne Führungsverantwortung
Faktor 3: Fachkräfte und Führungskräfte mit einem direkten Einfluss auf Umsätze und Gewinn. Also den größten Geschäftsauswirkungen bzw. business impact.
Laut Stellenbörse Careerbuilder kostet eine Stelle, die 83 Tage unbesetzt bleibt, dem Unternehmen ein vollständiges Bruttojahresgehalt dieser Stelle.
Beispiele für Vakanzkosten
Das Bruttojahresgehalt der Stelle beträgt 49.000 Euro, die durchschnittliche Zahl der Arbeitstage pro Jahr liegt bei 250. Die Position hat den Wichtigkeitsfaktor 2 und die Vakanzzeit beläuft sich auf 140 Tage.
49.000 Euro/250 Tage x 2 x 140 Tage = 54.880 Euro
In welcher Branche sind die Vakanzkosten am höchsten?
Da die Vakanzzeiten eine große Rolle bei der Berechnung der Cost of Vacancy spielen, verursachen offene Stellen in den sogenannten Engpassberufen hohe Vakanzkosten. Beispiel: Während Jobs in der Verwaltung laut Statista im Durchschnitt innerhalb von 50 Tagen neu besetzt werden, dauert es im Bauwesen sowie in vielen Handwerks- und Gesundheitsberufen derzeit über 200 Tage. Spitzenreiter ist die Altenpflege mit einer Vakanzzeit von über 250 Tagen.
Daneben sorgen unbesetzte Positionen mit hohen Jahresgehältern oder direkter Umsatzverantwortung für hohe Vakanzkosten. Beispiele sind die Finanzbranche, Jobs im Vertrieb sowie in IT und Softwareentwicklung. Eine Vakanzzeit von einem halben Jahr summiert sich dort schnell zu sechsstelligen Summen. Das ergab eine Studie des Stellenportals Stepstone aus dem Oktober 2023, über die das Handelsblatt berichtete. Für Finanzberaterinnen, Buchhalter oder Controller ergäben sich so für Unternehmen Kosten von bis zu 130.000 Euro.
Hohe Kosten in IT- und Gesundheitssektoren
Ein Jahr zuvor errechnete Stepstone weitere Vakanzkosten für einzelne Branchen. Im Gesundheitssektor waren es Umsatzeinbußen von 38.000 Euro, im IT-Bereich über 37.000 Euro. Unter anderem wegen geringerer Vakanzzeiten wurden für den Bereich Verwaltung Kosten von „nur“ 16.000 Euro ermittelt.
Recruiting optimieren, Vakanzkosten senken
Vakanzkosten sind nicht deutlich sichtbar. Um so wichtiger ist es, diese klar zu benennen. Denn das Wissen um die Cost of Vacancy ermöglicht es Unternehmen, Strategien zu entwickeln, um diese Kosten zu reduzieren. Positionen schnell wieder besetzen oder mit temporären Arbeitskräften füllen: Die Bedeutung einer effektiven Personalsuche und von optimalen Recruiting-Prozessen wird anhand der COV-Daten schnell klar – ein gutes Argument bei der Festlegung eines ausreichenden Budgets für das Recruiting.
Um dein Recruiting zu optimieren und die Vakanzkosten zu senken, hast du viele Möglichkeiten. Hier sind einige Beispiele, um die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Personalsuche zu nutzen:
Karriereseite erstellen bzw. optimieren
Active Sourcing bei Business-Netzwerken ausbauen
Stellenanzeigen optimieren, um die passenden Bewerber zu erreichen
Social Media Recruiting ausprobieren
Talentpool aufbauen
Bewerbungsprozesse vereinfachen, um die Time to Hire zu verkürzen
Zudem ist es wichtig, die Mitarbeiterbindung zu stärken. So kannst du verhindern, dass Vakanzen überhaupt entstehen.
Fazit: Cost of Vacancy im Blick behalten
Die Vakanzkosten sind eine wichtige Kennzahl im Recruiting. Sie macht der Geschäftsführung die Bedeutung der Personalsuche deutlich und motiviert dazu, Strategien zu überdenken und Prozesse zu optimieren. Wer weiß, wie viel eine unbesetzte Stelle kostet, hat zudem bessere Karten bei der Diskussion um Recruiting-Budgets. So werden Vakanzzeiten und Cost of Vacancy zu wichtigen Treibern einer erfolgreichen Personalsuche.
