Tools für die digitale Zeiterfassung und das Projekt-Tracking

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat im Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber:innen sämtliche Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Vielleicht kommt dir der Begriff "Stechuhr-Pflicht" in diesem Kontext bekannt vor.
03.07.2024
7 Minuten Lesezeit
Tools für die digitale Zeiterfassung und das Projekt-Tracking
Christian Hibert
Christian Hibert
NAWIDA Redaktion

"Zettelwirtschaft" gehört der Vergangenheit an – und das nicht erst seit dem Jahr 2024. Wenn du noch darauf setzt, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten auf einem Blatt Papier einreichen, solltest du spätestens jetzt die Ohren spitzen.

Eine kurze Web-Suche zeigt, dass das Angebot an Programmen und Apps zum Erfassen von Arbeitszeiten schier endlos ist. Die Funktionen dieser Tools reichen von simplen elektronischen Stoppuhren bis hin zu massiven Projektmanagement-Suites, welche die Aufgaben ganzer Abteilungen planen und tracken. Weil bekanntlich aller Anfang schwer ist, stellen wir dir heute zwei etablierte Zeiterfassungstools vor: ZEP und clockin.

Für wen eignen sich Zeittracking-Apps?

Diese Frage lässt sich nicht mit einer pauschalen Liste an Branchen, Unternehmen oder Berufsbezeichnungen beantworten. Realistisch betrachtet lautet die Antwort: Für alle, die sie brauchen.
Wenn du Einzelunternehmer:in bist, kommst du möglicherweise gut damit klar, dir am Ende des Tages einige Notizen zu deinen Projekten zu machen. Hast du die Verantwortung für ein ganzes Team, erhöht sich der Verwaltungsaufwand schnell auf mehrere Stunden pro Woche. In diesem Fall lohnt sich möglicherweise das Anschaffen einer professionellen Software-Lösung, die dir das Tracken und Katalogisieren der Arbeitszeiten abnimmt oder zumindest erleichtert. Im Folgenden geben wir dir einen detaillierten Einblick in die Kostenstrukturen und Leistungspropositionen von ZEP und clockin.
Wirf beim Lesen immer wieder einen Blick auf deine persönliche Situation und frage dich:

  • Wie viel Zeit investiere ich aktuell in die Aufgaben, die das Tool mir abnehmen würde?

  • Welche anderen Aufgaben könnte ich in der gewonnenen Zeit erledigen?

  • Welchen Gewinn würde das Tool mir bringen, sei es finanziell, organisatorisch oder in Form von gewonnener Freizeit?

Behalte außerdem im Hinterkopf, dass sowohl clockin als auch ZEP dir einen kostenlosen Probezeitraum gewähren. Du kannst also deine beim Lesen gewonnenen Erkenntnisse ohne Risiko in der Praxis testen.

Logo clockinclockin: digitale Stechuhr und Projektdokumentation

Das Programm clockin entstand aus dem Wunsch von Thomas Bittmann, Inhaber und Geschäftsführer von DiTom Kanaltechnik, nach Feierabend nicht stundenlang mit dem manuellen Eintragen der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter:innen beschäftigt zu sein. Zusammen mit Frederik Neuhaus, dem damaligen Geschäftsführer der Digital-Agentur DNN, begann die Konzeption eines Tools, das Thomas und seinem Team zahlreiche Stunden Verwaltungsarbeit ersparen würde. Mit dem Anspruch, auch für Computerlaien leicht verständlich zu sein, entstand aus dieser Kooperation letztendlich clockin.

Die App läuft auf Android-Smartphones und -Tablets ab Android 6 und auf iOS-Geräten, also iPhones und iPads, ab iOS 10. Darüber hinaus kannst du clockin über die meisten gebräuchlichen Web-Browser aufrufen.

Du findest auf der Homepage von clockin drei verschiedene Pakete zur Auswahl, die sich in Preisen und Umfang unterscheiden. Ein 14-tägiger Testzeitraum steht bei allen drei Varianten zur Verfügung und erlaubt das Testen des gesamten Funktionsumfangs, bevor eine Kaufentscheidung ansteht. Mehr zu den einzelnen Paketen findest du weiter unten im direkten Vergleich.

Logo ZEPZEP: von der Arbeitszeiterfassung bis hin zur Digitalisierung des kompletten Projekgeschäftes

Ebenfalls in Deutschland entstand ZEP in seiner Ursprungsform bereits im Jahr 2001, damals noch exklusiv als Cloud-Variante zum Erfassen von Projektzeiten. Als Produkt der provantis IT Solutions GmbH (heute ZEP GmbH) bestand ZEPs Aufgabe darin, Berater:innen dabei helfen, die Laufzeit von Projekten schnell und einfach digital zu erfassen. Seit 2010 ist das Tool auch als App für Android- und Apple-Mobilgeräte verfügbar. Zusätzlich steht dir gegen Aufpreis ein physisches Terminal zur Verfügung. Dieses besteht aus einem Modul, das per RFID-Chips das Ein- und Ausstempeln direkt vor Ort möglich macht.

Wie bei clockin hast du auch bei ZEP die Auswahl zwischen drei Varianten unterschiedlichen Umfangs. Hier erstreckt sich das Angebot vom einfachen Zeitstempeln bis hin zum umfassenden Projektcontrolling. ZEP erlaubt dir, 30 Tage lang zu testen, welches der Pakete für deinen Bedarf das passendste Leistungsspektrum bietet.

clockin und ZEP im direkten Vergleich

Basisversionen beider Tools

clockin bietet seine drei Varianten jeweils mit Laufzeiten von einem, zwölf oder 24 Monaten an.  Den günstigsten Monatspreis erhältst du bei Abschluss eines 24-Monate-Abonnements. Im Folgenden listen wir jeweils die Preise für einmonatige Abos mit den Varianten 12 und 24 Monate in Klammern. Das kleinste Paket, "Digitale Stechuhr", kostet 3,99 € (3,79 € / 3,59 €) pro User/Monat. Enthalten sind hier:

  • Verwendung als App oder im Browser

  • Personalverwaltung

  • Verwaltung von Kalender & Abwesenheiten

  • DATEV-Anbindung

  • Individuelle Optik

  • Rechtskonforme Dokumentation von Arbeitszeiten

 

Auch ZEP unterteilt den Funktionsumfang in drei verschiedene Stufen. Hier existieren allerdings keine Preisunterschiede, die an eine Vertragslaufzeit gekoppelt sind. Du zahlst bei ZEP Monat zu Monat und kannst ebenso kurzfristig kündigen. Das günstigste Paket heißt "ZEP Clock" und fokussiert sich, ähnlich wie clockins Digitale Stechuhr, auf die reine Zeiterfassungsfunktion. Zusätzlich bietet ZEP an, einzelne Module gegen Aufpreis hinzuzubuchen. Hier findest du beispielsweise eine Schnittstelle für Personio oder ein Online-Archiv für Dokumente und Dateien.
In der Basisvariante bekommst du für 1,50 € pro User/Monat diese Features:

  • Verwendung als App oder im Browser

  • Zeiterfassung inkl. Pausenregelungen und Auswertung

  • Individuelle Optik

  • Export als PDF oder für Word und OpenOffice

  • Rechtskonforme Dokumentation von Arbeitszeiten

Erweiterte Funktionalitäten in der mittleren Preisklasse

Die mittlere Paketvariante von clockin heißt "Projekt-Zeiterfassung" und kostet 6,99 € (6,64 € / 6,29 €) pro User/Monat. Wie der Name vermuten lässt, rückt hier die Zeiterfassung auf der Ebene ganzer Projekte, anstatt einzelner Personen, in den Vordergrund. Zusätzlich zu den Leistungen der Digitalen Stechuhr findest du in diesem Paket:

  • Projektzeiterfassung

  • Kund:innen- und Projektverwaltung

  • lexoffice-Schnittstelle zur automatischen Rechnungsstellung von Aufträgen

 

ZEP setzt in seiner zweiten Paketkonfiguration, "ZEP Compact", ebenfalls den Fokus auf das Thema Projektzeiterfassung. Für 8 € pro User/Monat bekommst du hier einen weitaus größeren Funktionsumfang als noch bei ZEP Clock. Auch die optionalen Zusatzmodule wurden deutlich aufgestockt. Neben Personio kannst du in ZEP Compact Schnittstellen zu HubSpot und Salesforce hinzufügen. Auch Reisekostenabrechnung, Preise und Belege, Planstunden, Angebote und mehr sind jetzt als Module erhältlich. Ohne jegliche Zusatzerweiterungen besteht ZEP Compact aus den Leistungen, die ZEP Clock bot und beinhaltet zusätzlich:

  • Projektzeiterfassung

  • Personal-, Kund:innen- und Projektverwaltung

  • Projektcontrolling

  • Verwendung des eigenen Firmenbriefpapiers

Die XL-Versionen von clockin und ZEP

Den größten Umfang bietet bei clockin das Paket "Zeiterfassung & Dokumentation". Diese Premiumvariante kostet 9,99 € (9,49 € / 8,99 €) pro User/Monat und bietet, neben allen bisherigen clockin-Leistungen:

  • Checklisten und Formulare

  • Digitale Projektakten

  • Chatfunktion

  • Foto-, Skizzen- und Notizfunktion

  • Digitale Unterschriften

 

Zuletzt werfen wir einen Blick auf "ZEP Professional", die umfangreichste der drei ZEP-Varianten. Hier zahlst du 20 € pro User/Monat und hast Zugriff auf einen noch größeren Pool an kostenpflichtigen Extramodulen, wie etwa Angebots- und Rechnungsstellung. Ansonsten enthält ZEP Professional die bisherigen Funktionen aus ZEP Compact und integriert "ab Werk" diese zuvor kostenpflichtigen Zusatzmodule:

  • Preise & Belege

  • Planstunden

  • Dienstreisen & Reisekostenabrechnung

Fazit

Sowohl clockin als auch ZEP bieten dir umfangreiche und vor allem flexible Möglichkeiten, die Zeiterfassung und Projektorganisation zu digitalisieren und zu vereinfachen. Wenn du mit den absoluten Basisfunktionen der Zeiterfassung zufrieden bist, bietet ZEP Clock mit 1,50 € pro User/Monat ein attraktives Angebot.
Willst du ganze Projekte übersichtlich tracken, bieten sowohl ZEP als auch clockin in ihren mittleren Preissegmenten die benötigten Features. clockin ist mit knapp 7 € etwas günstiger, als ZEP Compact mit 8 €. Bei ZEP bleibt dir allerdings jederzeit die Möglichkeit, ab 1 € pro User/Monat Module hinzuzufügen um weitere Funktionen zu erhalten ohne direkt in die Premium-Preisklasse aufzusteigen.
Für den vollen Funktionsumfang zahlst du bei clockin knapp 10 € pro User/Monat während ZEP Professional mit dem doppelten Preis zu Buche schlägt. Wie in den vorherigen Paketen bietet ZEP hier eine große Auswahl an Zusatzmodulen, um die Software noch individueller anzupassen. Hier musst du abwägen, ob sich der höhere Preis für dich lohnt oder ob das günstigere clockin-Paket "Zeiterfassung & Dokumentation" alle Aufgaben abdeckt. In beiden Fällen empfehlen wir, Gebrauch von den jeweils angebotenen Probezeiten zu machen, um eine möglichst informierte Entscheidung zu treffen.

Wirf jetzt einen Blick auf alle Infos, die du benötigst, um mit deinem favorisierten Zeittracking-Tool loszulegen:

clockin
ZEP

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