41 Prozent der Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 250 Mio. Euro haben in den vergangenen zwei Jahren Gesamtschäden durch Wirtschaftskriminalität zwischen 100.000 Euro und über 1 Mio. Euro erlitten. Das geht aus einer aktuellen KPMG-Studie hervor. * Auch wenn der Blick auf die Zahlen eindeutig ist: Compliance-Maßnahmen werden besonders bei KMU oft als lästige Pflicht wahrgenommen.
Compliance ist keine Priorität
Die Gründe dafür sind vielfältig. In kleineren Unternehmen geht die Geschäftsführung häufig davon aus, dass sie alle Mitarbeitenden sehr gut kennt – und dadurch auch genau Bescheid weiß, was im Unternehmen passiert. Compliance-Maßnahmen werden dadurch oft als unnötig kompliziert empfunden. Wenn zudem die Ressourcen knapp bemessen sind, schafft Compliance es nicht auf die oberen Ränge der Prioritätsliste. Gesetzliche Vorgaben wie das Hinweisgeberschutzgesetz machen bestimmte Maßnahmen jedoch zur Pflicht, und das bereits ab einer Unternehmensgröße ab 50 Mitarbeitenden. Eine der zentralen Vorgaben des Gesetzes ist die Einrichtung eines internen Meldekanals, über den Mitarbeitende vertraulich Hinweise abgeben können.
Nach einer aktuellen Umfrage von YouGov** haben allerdings gerade einmal 51 Prozent der betroffenen Firmen bereits die notwendige Meldestelle eingerichtet. Noch alarmierender: fast ein Drittel der Befragten konnte sich unter dem Begriff “interne Meldestelle” nichts vorstellen. Es gibt also jede Menge Aufklärungsbedarf - zumal das Gesetz Bußgelder vorsieht, wenn die Meldestellen nicht eingerichtet werden.
Dabei ist die regulatorische Vorgabe nur einer der Gründe für die Relevanz einer internen Meldestelle – denn sie ist eine wichtige Voraussetzung für die Unternehmenssicherheit und Zukunftsfähigkeit jeder Organisation.
Verantwortungsvolles Handeln im Fokus
Der Druck auf Unternehmen steigt: Compliance-Maßnahmen werden immer wichtiger. Häufig hört man in diesem Zusammenhang die Abkürzung “ESG”, die für “Environmental, Social and Governance” steht. Es handelt sich dabei um ein Konzept, das im Rahmen der nachhaltigen Investition verwendet wird, um Unternehmen hinsichtlich ihrer Verantwortung gegenüber Umwelt, Gesellschaft und ihrer Unternehmensführung einzuordnen. Investoren nutzen ESG-Kriterien zunehmend, um potenzielle Risiken und Wachstumschancen eines Unternehmens zu bewerten. Die Idee dahinter ist, dass Unternehmen, die in diesen Bereichen gut abschneiden, langfristig nachhaltiger und wahrscheinlich finanziell erfolgreicher sind. Aber auch andere Stakeholder wie Kundinnen und Kunden, potenzielle Mitarbeitende und Geschäftspartner vergleichen Unternehmen und Marken anhand dieser Kriterien, um diejenigen zu finden, die ihre Werte widerspiegeln. Das Erfüllen von ESG-Kriterien als Ausdruck verantwortungsvollen Handelns ist für Unternehmen längst nicht mehr optional, sondern zu einem “Muss” geworden, um langfristig erfolgreich zu sein.
Interne Meldestelle als Anker für Transparenz
Eine interne Meldestelle ist nicht nur eine wichtige Säule für ein tragfähiges ESG-Konzept, sondern dient auch als “Transparenz-Anker” in der Unternehmenskultur. So genannte “Whistleblower”, auf Deutsch Hinweisgebende, haben besonders in Deutschland lange keinen guten Ruf genossen. Und das, obwohl sie zumeist im Interesse des Unternehmens handeln: das rechtzeitige Melden von Missständen kann für Unternehmen überlebenswichtig sein. Bevor die EU-Whistleblower Richtlinie und jetzt auch das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft traten, sind Whistleblower bei diesen Meldungen sogar erhebliche persönliche Risiken eingegangen.
Mit einer internen Meldestelle öffnen Unternehmen einen Kommunikationskanal, um über Unregelmäßigkeiten im Unternehmen informiert zu bleiben. Denn Mitarbeitende erfahren davon oft zuerst. Die Hemmschwelle, etwaiges Fehlverhalten oder sogar Gesetzesverstöße wie Betrug oder Diebstahl offen anzusprechen, ist jedoch oft groß. Die anonyme Abgabe von Hinweisen über ein vertrauensvolles System löst das Problem: es ermöglicht Meldungen ohne persönliches Risiko und stellt ein Frühwarnsystem für das Unternehmen dar.
Beispiel LegalTegrity: Digitalisierung macht Compliance einfacher
LegalTegritys Mission: Compliance für den Mittelstand leicht machen. Mit einer digitalen Hinweisgeber- und Beschwerdelösung, die keine IT-Implementierung erfordert und intuitiv zu bedienen ist. Hinweise können vertraulich abgegeben und der Status der Bearbeitung jederzeit verfolgt werden. Mitarbeitende wissen also zu jedem Zeitpunkt, was mit ihrer Meldung passiert, wann sie bearbeitet und wann gelöst wurde. Das Ganze kann auch absolut anonym passieren: “Die besonders wichtigen Meldungen werden sehr häufig anonym abgegeben. Wenn es sich um “brenzlige” Themen handelt, fühlt sich dies für Mitarbeitende oft am sichersten an”, so Dr. Thomas Altenbach, Compliance-Experte und CEO von LegalTegrity. Die Chat-Funktion der Software ermöglicht eine 100% anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Unternehmen.
Fazit
Eine digitale, interne Meldestelle ist eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und es nachhaltig verantwortungsvoll auszurichten. Durch das Hinweisgeberschutzgesetz ist sie für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden seit dem 17. Dezember 2023 ohnehin Pflicht, “mit dem Gesetz werden Unternehmen aber gewissermaßen zu ihrem eigenen Glück gezwungen. Denn aus Erfahrung kann ich sagen: für Unternehmen können solche Hinweise über Erfolg oder Scheitern entscheiden. Und das besonders in mittelständischen Unternehmen, die sich teure Gerichtsprozesse im Zweifel nicht leisten können”, erklärt Dr. Thomas Altenbach.
*https://kpmg.com/de/de/home/themen/2023/04/wirtschaftskriminalitaet-in-deutschland.html
