„Warum haben wir das nicht schon früher gemacht…?“, so hören wir es oft von Kunden, wenn digitale Lösungen ihren Arbeitsalltag erleichtern. Viele kleine und mittlere Unternehmen jedoch haben Mühe, Schritt zu halten: „Keine Zeit dafür, ich habe im Tagesgeschäft genug zu tun!“ Aber auch sie kommen daran nicht vorbei: Egal, ob B2B oder B2C – die Digitalisierung verändert, wie Unternehmen Geschäfte abwickeln, Einkauf und Produktentwicklung steuern oder wie sie mit Kunden kommunizieren. Informiere dich jetzt über die Grundlagen der Digitalisierung für Unternehmen im Mittelstand.
Was ist Digitalisierung?
Ursprünglich bedeutet Digitalisierung nur die Umwandlung von analogen in digitale Daten, zum Beispiel von Texten und Bildern. Inzwischen verwenden wir den Begriff meist, wenn wir vom digitalen Wandel bzw. von der digitalen Transformation reden – in Unternehmen, im privaten Alltag, in den Verwaltungen und Behörden. Digitalisierung ist kein Trend, sondern ein fortlaufender Veränderungsprozess. Er erfordert von KMU zeitliche und finanzielle Ressourcen, Offenheit sowie Veränderungsbereitschaft. Das klingt nach Arbeit, bringt dich aber auch voran – dazu später mehr.
Bei der Digitalisierung setzen Unternehmen Informations- und Kommunikationstechnologien in allen Bereichen ein: Beschaffung und Logistik, Produktentwicklung und Produktion, Marketing und Vertrieb, Personal und Online-Recruiting, Strategie und Prozesse, Finanzen und Controlling. Betriebe verlagern ihre Geschäftsprozesse in die Online-Welt und vernetzen Unternehmen, Lieferanten und Kunden miteinander. Digitale Tools und Technologien unterstützen Geschäftsprozesse, gleichzeitig führen sie oft auch zu Veränderungen in der Organisation von Unternehmen – oder zu ganz neuen bzw. veränderten Geschäftsmodellen.
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) definiert Digitalisierung als „die Verwendung von Daten und algorithmischen Systemen für neue oder verbesserte Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle.“ Ein wichtiges Kennzeichen dabei sei die plattformbasierte Organisation von Wertschöpfungsketten.
Warum ist Digitalisierung wichtig für Unternehmen?
Das Unternehmensumfeld – Kunden, globale Trends, Technologien, Politik – ist in einem ständigen Wandel. Du kannst daher nicht davon ausgehen, dass dein heutiges Geschäftsmodell auch noch morgen zukunftstauglich ist. Kein Unternehmen führt daher aus Imagegründen digitale Prozesse ein. Die neuen Technologien sind vielmehr die Antwort auf viele Herausforderungen im Betriebsalltag und die Basis dafür, weiterhin wirtschaftlich erfolgreich zu sein. So ermöglichen sie den KMU:
Routineaufgaben zu automatisieren
Prozesse in allen Unternehmensbereichen effizienter zu gestalten
die Kundenbindung zu erhöhen
neue Kunden zu gewinnen
wirksamere Marketingmaßnahmen umzusetzen
neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.
Digitalisierung ist kein Problem, das es zu lösen gilt. Digitalisierung ist ein dauerhafter Prozess und vor allem ist sie der Schlüssel, um die großen Herausforderungen unserer Zeit zu meistern – vom Klimaschutz bis zur Sicherung wettbewerbsfähiger Arbeitsplätze und unseres Wohlstands.
Achim Berg, Präsident Bitkom e.V.
Egal, wie tief du konkret in das Thema Digitalisierung einsteigen oder für welche Bereiche du digitale Lösungen verwenden willst – die Nutzung von Software, Web-Anwendungen und digitalen Plattformen wird heute zu einer Kernkompetenz von Unternehmen.
Beispiele von digitalen Lösungen
Kleine und mittlere Unternehmen setzen schon eine Vielzahl digitaler Technologien ein. Von ERP-Anwendungen für die Unternehmenssteuerung, Projektmanagement-Tools und dem Flottenmanagement bis zu Kundenportalen, Online-Shops oder Software für das Personalmanagement. In Bereichen wie der Produktion, dem Vertrieb und dem Recruiting werden zukünftig noch mehr digitale Lösungen zum Unternehmenserfolg beitragen können:
Sensorik (Werkstoff- und Produktkontrolle, Fabrikautomation, Medizintechnik)
Big Data und Datenanalysen (Vorhersage von Produkttrends oder Kundenverhalten)
Digital Twins (schnellere Produktentwicklung, Optimierung von Lieferketten im Einzelhandel, einfachere Gebäudeplanung im Bauwesen)
Robotik (automatisierte Produktion)
Augmented und Virtual Reality (Vertrieb, Risikosimulation, Fernwartung, Konstruktion)
Künstliche Intelligenz (Marktbedarfsanalysen, Recruiting)
Du suchst nach qualifizierten Talenten und Fachkräften? Mit unseren Tools Talentsonar und Jobtelling erstellst du mit Hilfe von KI bessere Stellenanzeigen und erfährst, wo du Bewerbende am besten erreichst.
Vorteile und Chancen von digitalen Lösungen
Digitalisierung ist in Unternehmen zunächst mit Aufwand und Kosten verbunden. Deshalb sollten KMU mit dem Ziel investieren, ihren Betrieb nachhaltig erfolgreich und zukunftsfähig zu machen. Vorteile digitaler Lösungen sind zum Beispiel:
höhere Produktivität durch effizientere, automatisierte Abläufe und Prozesse
weniger Kosten und weniger Aufwand
bessere Kundenerfahrung
nützliche Einblicke in das Kundenverhalten
bessere Kundenbeziehungen
Freisetzung von Ressourcen: wertschöpfende Arbeit statt eintöniger Aufgaben
motiviertere Mitarbeitende
bessere Unternehmensentscheidungen durch die Analyse vorhandener Daten
erhöhte Wettbewerbsfähigkeit.
Ob im Einkauf, bei der Planung und in der Produktion, im Marketing und Vertrieb oder in der Verwaltung – in vielen Bereichen kann die Digitalisierung zu besseren Ergebnissen führen. Denn laut der Unternehmensberatung Deloitte sehen sich Mittelständler bei ihren Ressourcen im Nachteil gegenüber großen Unternehmen. Die Digitalisierung bietet daher die Chance, die bestehenden Ressourcen besser zu nutzen. Mehr Effizienz und Flexibilität ermöglichen es den KMU, Herausforderungen wie den Fachkräftemangel oder gestiegene Preise besser zu meistern.
Aktueller Stand der Digitalisierung in KMU
Die Unternehmen in Deutschland wollen die Digitalisierung vorantreiben, aber oft fehlen ihnen die zeitlichen und finanziellen Ressourcen, um Schritt zu halten. Ihren eigenen Digitalisierungsgrad bewerten sie mit „befriedigend“. Das sind die Ergebnisse einer Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) von Ende 2022. Dafür wurden über 4.000 Firmen zu ihrer Motivation und den Herausforderungen bei der Digitalisierung befragt. Als wichtigste Gründe nannten die Unternehmen die Flexibilisierung von Prozessen, mögliche Kostensenkungen sowie Kundenbindung und Kundenanforderungen.
Laut Digitalisierungsindex Mittelstand 2021/2022, einer Umfrage im Auftrag der Deutschen Telekom, ist in Deutschland die Logistikbranche Vorreiter bei der Digitalisierung, gefolgt von der Industrie. Im Handel und im Baugewerbe dagegen blieben viele Potenziale ungenutzt. Ein Fünftel aller befragten mittelständischen Unternehmen verwendet IoT-Anwendungen (Internet of Things). Sie nutzen IoT für die Fernüberwachung von Maschinen, Anlagen und Gebäuden, um Produkte und Lieferungen zu verfolgen oder um die Nutzungsdaten von Kunden zu analysieren. Mit Erfolg: Eine höhere Produktivität und Kundenzufriedenheit sowie geringere Kosten und Ausfallzeiten wurden als Effekte genannt.
Welche Technologien setzen Unternehmen ein?
Daten des Statistischen Amts der Europäischen Union (Eurostat) zeigen, dass etwa 42 Prozent der Unternehmen in Deutschland Cloud-Services nutzen und 18 Prozent Big-Data-Analysen, 11 Prozent setzen künstliche Intelligenz ein. Zu diesen KI-Anwendungen gehören Techniken wie Text Mining, Spracherkennung, die Erzeugung natürlicher Sprache, Bilderkennung und -verarbeitung, Maschinelles Lernen sowie robotergesteuerte Prozessoptimierung und autonome Roboter. Einen jährlichen Überblick zum Stand der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft, über Unterschiede zwischen den Regionen, Branchen und Unternehmensgrößen bietet der Digitalisierungsindex des BMWK und des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW).
Digitalisierung: Probleme und Herausforderungen
Laut DIHK-Umfrage sind die größten Herausforderungen der Unternehmen bei der Umsetzung der Digitalisierung:
Zeitmangel
ein hoher Investitionsbedarf
komplexe Umstellung
Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Kunden
fehlende IT-Fachkräfte und anderes qualifiziertes Personal
die Gefahr des Verlusts oder des unberechtigten Zugriffs auf Daten (Cyber Security)
Unsicherheit über das Kosten-Nutzen-Verhältnis
rechtliche Bestimmungen.
Bei Betrieben mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden ist der IT-Fachkräftemangel sogar das zweitgrößte Problem. Kleinere Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten nannten dafür öfter die Unsicherheit bei der Umsetzung rechtlicher Vorgaben. Zu ähnlichen Ergebnissen kam auch eine Studie des Branchenverbands Bitkom von 2022. Auffälliger Fakt: Auch hier zählten Widerstände innerhalb des Unternehmens zu den größten genannten Hürden für die Digitalisierung in Unternehmen.
Unternehmensinterne Hindernisse beseitigen
Widerstände im Unternehmen gegen die Einführung digitaler Lösungen kann verschiedene Ursachen haben. Diese Vorbehalte reduzieren in jedem Fall die Nutzungsbereitschaft neuer Technologien. Wichtig ist daher, von Anfang an auf eine transparente Kommunikation über die Ziele und Prozesse zu setzen, die Mitarbeitenden einzubinden und zu qualifizieren sowie die Umsetzung mit einem kontinuierlichen Monitoring zu begleiten. Manche Unternehmen engagieren zudem Experten für Change Management.
Du suchst Unterstützung bei der Digitalisierung von Prozessen in deinem Unternehmen? Auf unserer Plattform findest du Leistungen und Lösungswelten von uns und unseren starken, verlässlichen Partnern.
Digitalisierung: Förderung für den Mittelstand
Bund, Länder und Kommunen bieten eine Vielzahl von Förderprogrammen an, um die Digitalisierung in KMU voranzubringen. Das Problem: 48 Prozent der befragten Unternehmen im Digitalisierungsindex Mittelstand 2021/2022 kennen die Fördermöglichkeiten nicht. Von denen, die sie kennen bzw. nutzen, beklagen 73 Prozent zu viel Bürokratie bei der Auswahl und Beantragung der Fördermittel. Eine erste Anlaufstelle für Recherchen ist die Förderdatenbank des BMWK sowie dieser Überblick über Programme zur Förderung der Digitalisierung. Zudem gibt es auch EU-Programme wie Digitales Europa.
Wenn du den derzeitigen Stand deines Unternehmens überprüfen willst – viele der regionalen Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren haben sogenannte Digitale Reifegrad-Checks speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt. Sie bieten dir eine gute Basis für deine digitalen Strategien.
Checkliste Digitalisierung KMU
Digitalisierung ist ein strategisches Thema, das nicht von einzelnen Bereichen wie der IT-Abteilung angeschoben werden kann. Die wichtigen Impulse müssen von der Geschäftsführung, den Gesellschaftern usw. kommen. Als Inspiration sind hier einige Fragen und Themen:
Sind dein derzeitiges Geschäftsmodell und die aktuellen Strategien zukunftsfähig?
Kann Digitalisierung dein bisheriges Geschäftsmodell unterstützen und voranbringen?
Oder solltest du ein neues Geschäftsmodell entwickeln, um im Wettbewerb besser zu bestehen und auf veränderte Kundenwünsche besser einzugehen?
Welche Technologien können bestimmten Prozessen in deinem Unternehmen tatsächlich Mehrwert bringen?
In welchen Bereichen bieten sich die größten Potenziale für digitale Lösungen? (Produktion, Schnittstellen zu Zulieferern und Kunden, Personalabteilung, Recruiting, Business Intelligence, Vertrieb usw.)
Weitere wichtige Punkte für deine Checkliste Digitalisierung findest du im folgenden Abschnitt.
Vernetzen, kommunizieren, qualifizieren
Willst du ein Digitalisierungsprojekt konkret angehen, helfen dir folgende Punkte bei der Umsetzung:
Vernetze dich mit anderen Unternehmen und informiere dich anhand von Praxisbeispielen über die Umsetzung und die Herausforderungen.
Eine transparente Kommunikation sowie die frühe Einbindung von Mitarbeitenden und Führungskräften sind Voraussetzung für das Gelingen.
Qualifikationen und aktuelles Wissen helfen dir und deinem Team, neue Technologien, ihre Auswirkungen und Chancen für dein Unternehmen besser einzuschätzen.
Begleite das Projekt mit Evaluation und Kontrolle, um den Nutzen zu beurteilen.
Verbinde dich mit Partnern: Kombiniere dein unternehmerisches Know-how mit dem Fachwissen von Digitalexperten.
Fazit: Mit Digitalisierung viel verändern
Digitalisierung ist kein Trend, der bald wieder weggeht. Sie hat das Potenzial, sehr viel zu verändern. Fachkräfte besser finden, mehr Effizienz in den Unternehmensprozessen oder neue Geschäftsmodelle: Die Digitalisierung bietet den Unternehmen vielfältige Chancen, um auch in Zukunft am Markt zu bestehen. Das hat auch der Mittelstand erkannt. Dabei geht es nicht darum, sämtliche Prozesse zu digitalisieren und am besten sofort – sondern die Schritte zu gehen, die zur Strategie deines Unternehmens am besten passen. Mit Unterstützung, Förderung und den passenden Partnern lassen sich die Herausforderungen der Digitalisierung meistern.
