Von Arbeitsunfähigkeit bis Zeiterfassung, immer mehr Prozesse im Unternehmen werden digitalisiert. In vielen Bereichen des Personalwesens gibt es deshalb zukünftig nur noch elektronische Bescheinigungen. Hier findest du Details zu den aktuellen Änderungen und was bei Arbeitsrecht und Finanzen im Jahr 2023 noch alles neu wird.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird digital
Der gelbe Schein hat ausgedient. Ab Januar 2023 ist für alle Unternehmen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verbindlich. Arbeitnehmende müssen ab dem vierten Tag einer Erkrankung zwar weiterhin eine AU-Bescheinigung vorlegen, sie aber nicht mehr an die Personalabteilung schicken. Die Arbeitgebenden rufen die AU-Daten stattdessen elektronisch bei den Krankenkassen ab – das gilt auch für Minijobber. Das Verfahren gilt derzeit noch nicht für Privatärzte, Physio- und Psychotherapeuten, Reha-Einrichtungen sowie Ärzte im Ausland. Der Verband der Gesetzlichen Krankenversicherung stellt Tipps für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten bereit.
Erhöhung des CO2-Preises verschoben
Die geplante Erhöhung des CO2-Preises um 5 Euro zum 1. Januar 2023 wird um ein Jahr verschoben. Auch die weiteren schrittweisen Erhöhungen kommen jeweils ein Jahr später. Ziel ist es, die Unternehmen und privaten Haushalte bei den Energiekosten zu entlasten. Hintergrund: Seit Januar 2021 gibt es in Deutschland eine CO2-Bepreisung von Heizöl, Erdgas, Benzin und Diesel, ab 2023 auch von Kohle. Der Startpreis betrug 25 Euro pro Tonne. Im Jahr 2022 stieg er auf 30 Euro pro Tonne.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Steht bald wieder eine Betriebsprüfung ins Haus? Unternehmen müssen die Entgeltabrechnungsdaten dafür ab dem 1. Januar 2023 elektronisch an die gesetzliche Rentenversicherung übermitteln. Dazu benötigen sie ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm mit euBP-Modul. Die digitale Übermittlung der Daten aus der Gehaltsabrechnung und der Buchhaltung soll die Betriebsprüfung elektronisch unterstützen und damit für beide Seiten vereinfachen. Für Abrechnungszeiträume bis Ende 2026 können sich Unternehmen von der Pflicht zur euBP befreien lassen.
Bescheinigungen an die Arbeitsagentur (BEA): elektronisches Verfahren
Auch die Datenübermittlung der Unternehmen an die Bundesagentur für Arbeit erfolgt zunehmend digital. Ab dem 1. Januar 2023 wird das elektronische Verfahren BEA für das Übersenden von Bescheinigungen verpflichtend. Ziel ist es, dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Das Übermitteln folgender Bescheinigungen an die Arbeitsagentur ist daher ab dem 1. Januar 2023 nicht mehr in Papierform möglich:
die Arbeitsbescheinigung (Bescheinigung nach dem Ende der Beschäftigung)
die EU-Arbeitsbescheinigung sowie
die Nebeneinkommensbescheinigung
Für Arbeitsverhältnisse, die am 31.12.2022 beendet wurden, ist die Abgabe noch in Papierform möglich. Tipps für das Verfahren „Bescheinigungen online übermitteln“ (BEA) gibt die Arbeitsagentur auf ihrer Website.
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung ohne eTIN
Eine weitere Neuerung für 2023: Für die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen, die Unternehmen an das Finanzamt übermitteln, ist die Steuer-Identifikationsnummer der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erforderlich. Die Angabe einer eTIN (electronic Taxpayer Identification Number) reicht nicht mehr aus. Personen mit Meldepflicht in Deutschland bekommen die Steuer-ID automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern. In Deutschland tätige Personen mit Wohnsitz im Ausland können die Steuer-ID im Formularcenter des Bundesfinanzministeriums beantragen: „Antrag auf Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer für nichtmeldepflichtige Personen durch das Finanzamt“.
Gas- und Wärmepreisbremse
Für kleine und mittlere Unternehmen sowie private Haushalte gibt es Entlastung bei den Energiekosten. Sie erhalten
80 Prozent ihres Stromverbrauchs zu einem gedeckelten Bruttopreis von 40 Cent pro Kilowattstunde und
80 Prozent des Gasverbrauchs zu einem gedeckelten Bruttopreis von 12 Cent pro Kilowattstunde bei Gas und 9,5 Cent für Fernwärme.
Maßgeblich ist meist die Verbrauchsmenge des Vorjahres. Bei KMU beträgt beim Strompreisdeckel die Obergrenze für den jährlichen Stromverbrauch 30.000 Kilowattstunden. Der Preisdeckel für Unternehmen mit einem höheren Stromverbrauch liegt bei 13 Cent netto pro Kilowattstunde für 70 Prozent ihres Verbrauchs (plus Netzentgelte, Steuern, Umlagen und Abgaben.) Die Gas- und Wärmepreisbremse gilt von März 2023 bis April 2024, rückwirkend zum 1. Januar 2023. Für kleinere energieintensive Unternehmen haben Bund und Länder eine zusätzliche Härtefallregelung beschlossen, um sie weiter zu entlasten.
Inflationsausgleich durch Sonderzahlung
Unternehmen können ihren Mitarbeitenden noch bis Ende 2024 eine Prämie als Inflationsausgleich zahlen. Der Bonus kann bis zu 3.000 Euro betragen, er ist steuer- und sozialabgabenfrei. Lohnnebenkosten gibt es bei der Prämie also nicht. Arbeitgeber haben die Wahl zwischen einer Einmalzahlung und der monatlichen Überweisung von Teilbeträgen. Neben Geldzahlungen sind auch Sachzuwendungen möglich, die zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden.
Insolvenzantrag
Bis zum 31.12.2023 gilt eine Änderung in der Insolvenzordnung. Sie verkürzt den Prognosezeitraum für die Überschuldungsprüfung von zwölf auf vier Monate. Gleichzeitig wird die Frist für die Stellung des Insolvenzantrags vorläufig von sechs auf acht Wochen verlängert. Damit werden Unternehmen unterstützt, die überschuldet, aber noch nicht zahlungsunfähig sind – zum Beispiel durch die derzeitige Rohstoff- und Energiekrise. Sie haben durch die Änderung der Insolvenzordnung die Möglichkeit, ihre Sanierung zu planen oder Geschäftsmodelle an die neuen Rahmenbedingungen anzupassen.
Lieferkettengesetz
Seit Jahresbeginn 2023 gilt das Sorgfaltspflichtengesetz, auch Lieferkettengesetz genannt. Es regelt die Erfordernisse an das verantwortliche Management der gesamten Lieferkette: von den Rohstoffen bis zum fertigen Produkt. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen, bestimmte Maßnahmen im eigenen Geschäftsbereich, aber auch bei unmittelbaren Zulieferern umzusetzen. Dazu gehören:
Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte
Risikoanalyse durchführen
Risikomanagement einsetzen
Beschwerdemechanismus einrichten
öffentlich Bericht erstatten
Zunächst gilt das Lieferkettengesetz für Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden, ab 2024 für Firmen mit mehr als 1.000 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Damit betrifft das Lieferkettengesetz zunächst etwas 900 Betriebe, ab nächstem Jahr sind es rund 4.800 Unternehmen.
Midi-Jobs: höhere Verdienstgrenze
Minijobber können seit einiger Zeit bis zu 520 Euro verdienen. Auch für Midijobber steigt die Verdienstgrenze. Sie müssen ab Januar 2023 erst ab 2.000 Euro Einkommen die vollen Sozialabgaben entrichten. Wenn Mitarbeitende mit ihrem Gehalt über der Minijob-Grenze liegen, zahlen Arbeitgeber anfangs 28 Prozent vom Bruttolohn. Der Arbeitgeberanteil sinkt bis zur neuen Entgeltgrenze für Midijobber auf etwa 20 Prozent.
Steuervorteile für Photovoltaik
Das Jahressteuergesetz 2022 bringt finanzielle Vorteile für den Betrieb kleinerer Photovoltaik-Anlagen – auch bei Gewerbeimmobilien. Denn für PV-Anlagen bis 30 Kilowatt muss für die Einnahmen und Entnahmen kein Gewinn mehr ermittelt werden. Diese Anlagen sind also von Ertragssteuern befreit. Die Steuerbefreiung gilt auch für PV-Anlagen auf gemischt genutzten Immobilien und Mehrfamilienhäusern bis zu einer Leistung von 100 Kilowatt. Konkret sind maximal 15 Kilowatt je Wohn- oder Gewerbeeinheit von der Steuer befreit. Die Regelung gilt nicht erst ab Januar 2023, sondern rückwirkend zum Januar 2022.
Neue Grenzen in der Sozialversicherung
Für die gesetzliche Kranken- und Rentenversicherung gelten ab Januar 2023 neue Rechengrößen. In der Krankenversicherung steigt die Beitragsbemessungsgrenze auf 59.850 Euro im Jahr, das sind 4.987,50 Euro monatlich. Bis zu diesem Betrag ist das Einkommen der Mitarbeitenden beitragspflichtig. Die Versicherungspflichtgrenze in der Krankenversicherung beträgt jetzt 66.600 Euro. Wer mehr verdient, kann zu einer privaten Versicherung wechseln.
In der allgemeinen Rentenversicherung steigt die Beitragsbemessungsgrenze auf 7.100 Euro im Monat in den neuen Bundesländern und 7.300 Euro in den alten Bundesländern. In der knappschaftlichen Rentenversicherung gelten die Einkommensgrenzen 8.700 Euro für die neuen Länder und 8.950 Euro für die alten Länder. Wenn Mitarbeitende nach Gehaltserhöhungen die Beitragsbemessungsgrenzen überschreiten, müssen Unternehmen den Sozialkassen die Änderungen mitteilen.
Zeiterfassung
Bisher mussten Unternehmen laut dem deutschen Arbeitszeitgesetz nur Überstunden und Sonntagsarbeit der Mitarbeitenden aufzeichnen. Seit dem überraschenden Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 ist nun die gesamte Arbeitszeit systematisch zu dokumentieren. Gefordert wird ein „objektives, verlässliches und leicht zugängliches System“ zur Zeiterfassung, das die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmenden misst. Das BAG stützte sich auf eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und auf eine Norm aus dem deutschen Arbeitsschutzgesetz.
Laut BAG gilt die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung schon jetzt. Konkrete Anforderungen nannte das Gericht jedoch nicht. Ein neues Bundesgesetz soll 2023 Klarheit schaffen – einschließlich möglicher Sonderregelungen für kleine Unternehmen, die laut EuGH möglich sind. Weil das BAG aber die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus dem Arbeitsschutzgesetz ableitete, sollten Unternehmen schon jetzt damit beginnen, Zeiterfassungssysteme einzurichten.
Strategien, Trends und Themen für 2023
In unserem Magazin findest du weitere Artikel mit Ausblicken auf die wichtigen Themen in der Arbeitswelt, auf die E-Mail-Marketing-Trends 2023, die digitalen Trends im Vertrieb 2023 sowie auf aktuelle E-Commerce-Strategien.
Hinweis/Disclaimer: Die Fakten zu den Gesetzen und Regelungen haben wir sorgfältig überprüft. Aktuelle Änderungen sind jedoch möglich, alle Angaben sind daher ohne Gewähr auf Vollständigkeit oder Korrektheit. Die Inhalte dienen der unverbindlichen Information und verstehen sich nicht als Rechtsberatung.
